📖 Professional Emails · Business English · Lesson 01
How to Write a Professional Email in British English
Professional email kaise likhen
10 min read
Business English
8 practice questions
Written by
Maninder Thind·13 years in British corporate English, London·
1 परिचय 📧 एक अच्छी email आपकी image बना या बिगाड़ सकती है एक अच्छी professional email लिखना English में करियर के लिए एक ज़रूरी skill है। British corporate email culture textbook English से अलग है — यह उतना formal नहीं जितना students सोचते हैं, पर उतना casual भी नहीं जितना WhatsApp चैट। सही tone […]
एक अच्छी professional email लिखना English में करियर के लिए एक ज़रूरी skill है। British corporate email culture textbook English से अलग है — यह उतना formal नहीं जितना students सोचते हैं, पर उतना casual भी नहीं जितना WhatsApp चैट। सही tone मिलाना ही असली skill है।
सबसे बड़ी ग़लती जो Indian professionals करते हैं
बहुत formal होना, या बहुत direct होना — दोनों ग़लत सुनाई देते हैं
“Kindly do the needful” जैसे phrases British readers को अटपटे लगते हैं। असली professional English सीधी भी होती है और विनम्र भी — एक साथ।
2
फ़्रेमवर्क
🧩 हर email के पाँच हिस्से
हिस्सा
क्या लिखें
उदाहरण
Subject Line
Specific और छोटा — reader को पता चले mail किस बारे में है, खोले बिना भी
“Q3 Budget Review — Action Needed by Friday”
Opener
एक छोटा friendly line, फिर सीधे मुद्दे पर
“Hope you’re well. I’m writing to…”
Body
छोटे paragraphs, एक idea per paragraph, bullet points अगर ज़्यादा points हों
—
Ask / Action
साफ़ बताएँ आप क्या चाहते हैं और कब तक
“Could you confirm by Thursday?”
Closer
विनम्र sign-off, ज़्यादा formal नहीं
“Best regards” / “Thanks”
3
Practice Game
🎯 हर line को सही हिस्से में रखिए
नीचे दिए गए sentences एक ही email के अलग-अलग हिस्सों से हैं। हर एक को सही जगह पर tap करके रखिए।
👆 पहले किसी line पर tap करें, फिर सही box चुनें।
Openerशुरुआत की line
Ask / Actionक्या चाहिए, कब तक
Closerअंत की line
Sorted: 0/6
🎉 सभी सही जगह पर!
4
तुलना
📝 एक ही मुद्दा, दो तरीक़े
बहुत ज़्यादा Formal / अटपटा
Respected Sir,
Kindly do the needful and revert back at the earliest regarding the pending matter as discussed.
Thanking you,
Priya
यह British reader को पुराना और अजीब लगता है — कोई नहीं जानता “the needful” का मतलब क्या है exactly।
Natural British Professional
Hi James,
Hope you’re well. Just following up on the budget figures we discussed last week — could you send the updated version by Wednesday?
Let me know if you need anything from my end.
Best,
Priya
Direct भी है, विनम्र भी। बताया गया है क्या चाहिए और कब तक।
5
Phrase Bank
🗂️ काम आने वाले phrases
Openersशुरुआत के लिए
Formal
I hope this email finds you well.
Casual
Hope you had a good weekend.
Follow-up
Just following up on…
First contact
I’m reaching out regarding…
Asksकुछ माँगने के लिए
Polite request
Could you please send…?
Deadline
by end of day Friday / by Wednesday
Urgent but polite
This is time-sensitive — could you prioritise this?
Offering help
Let me know if you need anything from my end.
Closersअंत के लिए
Standard
Best regards,
Slightly casual
Thanks, / Best,
6
आम ग़लतियाँ
🔍 tap करके देखिए — क्यों ग़लत है
“Kindly do the needful.”
British readers को यह बहुत पुराना और unclear लगता है। इसकी जगह साफ़ बताएँ क्या करना है — “Could you please process this by Friday?”अस्पष्ट
“Revert back at the earliest.”
“Revert” का मतलब British English में “वापस पुरानी स्थिति में जाना” होता है, “जवाब देना” नहीं। सही: “Please reply as soon as possible.”ग़लत मतलब
“Respected Sir/Madam,”
British workplace emails आमतौर पर पहले नाम से शुरू होती हैं — “Hi James,” या “Dear Ms. Smith,” ज़्यादा common है।बहुत formal
One giant paragraph, no breaks.
लंबी emails को छोटे paragraphs या bullet points में तोड़ना ज़रूरी है — busy readers पूरा paragraph पढ़ना नहीं चाहते।पढ़ने में मुश्किल
7
अभ्यास
✍️ सही phrase चुनिए
जवाब माँगने के लिए सही phrase कौन सा है? → Please ___ as soon as possible.
“Revert” का सही मतलब “जवाब देना” नहीं है — “reply” ज़्यादा साफ़ है।
Email शुरू करने का natural तरीक़ा कौन सा है?
British workplace emails ज़्यादातर friendly, direct opener से शुरू होती हैं।
8
Quiz
Test Yourself
पूरा framework याद है?
Your score
0/6
Q1 — Email के कितने मुख्य हिस्से होते हैं?
Q2 — “Kindly do the needful” के बारे में क्या सच है?
Q3 — “Revert” का British English में असली मतलब क्या है?
Q4 — Subject line कैसी होनी चाहिए?
Q5 — लंबे email का body कैसे लिखना चाहिए?
Q6 — “Ask” हिस्से में क्या होना चाहिए?
9
सार
✅ इस पाठ की मुख्य बातें
1
पाँच हिस्से: Subject, Opener, Body, Ask, Closer — हर email में यही ढांचा।
2
Tone: बहुत formal नहीं, बहुत casual भी नहीं — direct और विनम्र, दोनों साथ।
3
बचें: “Kindly do the needful”, “Revert back”, “Respected Sir” — ये सब पुराने और अस्पष्ट लगते हैं।
4
Ask साफ़ रखें: क्या चाहिए और कब तक, हमेशा स्पष्ट रूप से बताएँ।
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